Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji

Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji odbywa się zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U.2011.14.67)

Przyjmowanie dokumentów i obieg korespondencji

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi pracownicy inspektoratu, zgodnie z podziałem czynności i przekazują do Wielkopolskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego.

2. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.

3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie,

2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,

3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

4. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnej części  pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.

8. Sekretariat dokonuje wstępnej dekretacji korespondencji dla poszczególnych wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy i przekazuje kierownikowi jednostki, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji w jednostce.

9.  Kierownik jednostki zapoznaje się z korespondencją, a następnie przekazuje ją naczelnikom poszczególnych wydziałów oraz pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy.

10. Naczelnicy wydziałów dokonują imiennej dekretacji dla pracownika, do którego została przydzielona sprawa.