Rejestry i ewidencje

Rejestry, ewidencje

1. W wydziałach inspektoratu obowiązuje tradycyjny  system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, wspomagany narzędziami informatycznymi.
2.  Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej inspektoratu klasyfikację akt powstających w toku działalności inspektoratu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności inspektoratu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.
3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego, inicjującego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
4. Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
5. Znak sprawy zawiera:

• symbol literowy komórki organizacyjnej,
•  symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
• rok wszczęcia sprawy,
• inicjały pracownika prowadzącego sprawę.

7. W inspektoracie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:

1) rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

2) rejestr skarg i wniosków,

2) rejestr aktów wewnętrznych kierownika urzędu,

3) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,

4) rejestr petycji,

5) ewidencja decyzji, postanowień i zgłoszeń, o których mowa w art. 82b ust. 1 pkt 2 Ustawy Prawo budowlane,

6) ewidencja rozpoczynanych i oddawanych do użytkowania obiektów budowlanych,

7) ewidencja zawiadomień o kontrolach, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 3 Ustawy Prawo budowlane.